Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς η Netstudio Ε.Ε. χειρίζεται προσωπικά δεδομένα στο Tigramail (η «Υπηρεσία»). Συμμορφωνόμαστε με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 («ΓΚΠΔ»), τον ν. 4624/2019 και τον ν. 3471/2006 για τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες.
01Ποιοι είμαστε
- Υπεύθυνος επεξεργασίας
- Netstudio Ε.Ε., Τραπεζούντος 49, 145 65 Άγιος Στέφανος, Αθήνα. Γ.Ε.ΜΗ. 007975601000.
- Επικοινωνία
- info@netstudio.gr, 210 800 4447
- Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων (DPO)
- dpo@netstudio.gr, στην παραπάνω διεύθυνση
02Οι δύο ρόλοι μας
Επεξεργαζόμαστε προσωπικά δεδομένα με δύο διαφορετικές ιδιότητες, και έχει σημασία ποια από τις δύο σας αφορά.
Ως υπεύθυνος επεξεργασίας
Για όσους χρησιμοποιούν το Tigramail (ιδιοκτήτες λογαριασμών, διαχειριστές και μέλη), για τους επισκέπτες του ιστότοπού μας και για όσους επικοινωνούν μαζί μας, η Netstudio καθορίζει τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας. Η παρούσα πολιτική περιγράφει αναλυτικά αυτή την επεξεργασία.
Ως εκτελών την επεξεργασία, για λογαριασμό των πελατών μας
Οι πελάτες μας χρησιμοποιούν το Tigramail για να στέλνουν emails στις δικές τους επαφές. Για τα δεδομένα αυτά (λίστες επαφών, προσαρμοσμένες ιδιότητες, υποβολές φορμών και αλληλεπίδραση με emails), υπεύθυνος επεξεργασίας είναι ο πελάτης και η Netstudio τα επεξεργάζεται μόνο βάσει των εντολών του, σύμφωνα με τους όρους επεξεργασίας της ενότητας 6 των Όρων Χρήσης. Για τα δεδομένα αυτά ισχύει η πολιτική απορρήτου του πελάτη.
Λάβατε email που στάλθηκε μέσω Tigramail; Υπεύθυνος για τα δεδομένα σας είναι ο οργανισμός που το έστειλε. Κάθε email προώθησης περιέχει σύνδεσμο διαγραφής που λειτουργεί αμέσως. Για πρόσβαση, διόρθωση ή διαγραφή των δεδομένων σας, επικοινωνήστε με τον αποστολέα. Αν δεν μπορείτε να τον βρείτε, γράψτε στο dpo@netstudio.gr και θα του διαβιβάσουμε το αίτημά σας και θα τον βοηθήσουμε να απαντήσει.
03Δεδομένα που συλλέγουμε ως υπεύθυνος επεξεργασίας
- Στοιχεία λογαριασμού: όνομα, διεύθυνση email, κωδικός πρόσβασης (αποθηκεύεται μόνο ως μονόδρομο hash), ρυθμίσεις ελέγχου ταυτότητας δύο παραγόντων, φωτογραφία προφίλ αν προσθέσετε, ο ρόλος σας και οι οργανισμοί στους οποίους ανήκετε.
- Σύνδεση μέσω Google: αν την επιλέξετε, η Google μάς διαβιβάζει το όνομα, τη διεύθυνση email και τη φωτογραφία προφίλ σας. Δεν λαμβάνουμε τον κωδικό σας στη Google.
- Στοιχεία οργανισμού και τιμολόγησης: επωνυμία, διεύθυνση, ΑΦΜ, υπεύθυνος τιμολόγησης και ιστορικό τιμολογίων.
- Δεδομένα χρήσης και τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP, πληροφορίες προγράμματος περιήγησης και συσκευής, εγγραφές συνεδριών, χρονοσημάνσεις, ενέργειες μέσα στην εφαρμογή, αιτήματα API και MCP και αρχεία σφαλμάτων, που τηρούνται για τη λειτουργία και την ασφάλεια της Υπηρεσίας.
- Δεδομένα συνδέσεων: αν συνδέσετε το Cloudflare, αποθηκεύουμε τα tokens πρόσβασης που απαιτούνται για τη διαχείριση των εγγραφών DNS σας και τις πληροφορίες ζωνών που διαβάζουμε. Αν δημιουργήσετε API tokens, τα αποθηκεύουμε σε μορφή hash.
- Επικοινωνία: τα μηνύματα που μας στέλνετε, τα αιτήματα υποστήριξης και οι πληροφορίες που περιέχουν.
- Δεδομένα λειτουργιών τεχνητής νοημοσύνης: οι οδηγίες και το υλικό που στέλνετε στον βοηθό σχεδίασης και στα εργαλεία εικόνων, και τα αποτελέσματα που επιστρέφουν.
04Σκοποί και νομική βάση
- Παροχή της Υπηρεσίας, διαχείριση λογαριασμών, οργανισμών και προσκλήσεων, υποστήριξη
- Εκτέλεση σύμβασης (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. β ΓΚΠΔ).
- Ασφάλεια, πρόληψη απάτης και κατάχρησης, επιβολή των κανόνων αποστολής, τήρηση αρχείων καταγραφής
- Έννομο συμφέρον μας να προστατεύουμε την Υπηρεσία, τους πελάτες μας και τη φήμη της υποδομής αποστολής (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ).
- Τιμολόγηση, λογιστικά και φορολογικά αρχεία, απάντηση σε νόμιμα αιτήματα αρχών
- Συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. γ).
- Ενημερώσεις για την Υπηρεσία (αλλαγές όρων, ειδοποιήσεις ασφαλείας, διακοπές λειτουργίας)
- Εκτέλεση σύμβασης και έννομο συμφέρον μας. Δεν αποτελούν προώθηση και δεν απενεργοποιούνται όσο διατηρείτε λογαριασμό.
- Νέα και προσφορές της Netstudio
- Η συγκατάθεσή σας, ή το έννομο συμφέρον μας για υφιστάμενους πελάτες σχετικά με παρόμοιες υπηρεσίες κατά το άρθρο 11 παρ. 3 του ν. 3471/2006. Μπορείτε να εξαιρεθείτε οποτεδήποτε.
- Βελτίωση της Υπηρεσίας με συγκεντρωτικά, μη ταυτοποιήσιμα στατιστικά
- Έννομο συμφέρον μας να εξελίσσουμε το προϊόν μας.
05Δεδομένα που επεξεργαζόμαστε για τους πελάτες μας
Ανάλογα με τον τρόπο που ένας πελάτης χρησιμοποιεί το Tigramail, επεξεργαζόμαστε για λογαριασμό του:
- Στοιχεία επαφών: διεύθυνση email, όνομα και κάθε άλλη ιδιότητα που αποθηκεύει ο πελάτης (για παράδειγμα εταιρεία, πόλη ή ημερομηνία γενεθλίων), κατάσταση εγγραφής, συμμετοχή σε λίστες και ετικέτες.
- Αρχεία συγκατάθεσης: για φόρμες εγγραφής με διπλή επιβεβαίωση (double opt-in), τον χρόνο εγγραφής και επιβεβαίωσης και τη διεύθυνση IP που χρησιμοποιήθηκε, ώστε ο πελάτης να μπορεί να αποδείξει τη συγκατάθεση.
- Δεδομένα παράδοσης και αλληλεπίδρασης: ποια emails στάλθηκαν και παραδόθηκαν, ανοίγματα, κλικ, επιστροφές (bounces), καταγγελίες spam και διαγραφές, μαζί με τον χρόνο, τη διεύθυνση IP, τον user agent και την κατά προσέγγιση χώρα που προκύπτει από τη διεύθυνση IP.
- Δεδομένα αποκλεισμού: διευθύνσεις που διαγράφηκαν, επέστρεψαν ή υπέβαλαν καταγγελία, ώστε να μη λάβουν ξανά email.
- Δεδομένα αυτοματισμών: σε ποια βήματα αυτοματισμών εισήλθε μια επαφή και πότε.
Δεν πωλούμε αυτά τα δεδομένα, δεν τα χρησιμοποιούμε για δική μας προώθηση και δεν τα συνδυάζουμε μεταξύ πελατών. Τα δεδομένα κάθε πελάτη τηρούνται χωριστά στον οργανισμό του.
06Παρακολούθηση emails
Τα emails που αποστέλλονται μέσω Tigramail περιέχουν μια μικρή αόρατη εικόνα (tracking pixel) που καταγράφει πότε ανοίγει ένα email, καθώς και συνδέσμους που περνούν από ανακατεύθυνση την οποία λειτουργεί για εμάς η Amazon SES, ώστε να καταγράφονται τα κλικ πριν μεταφερθείτε στον προορισμό. Οι πελάτες το χρησιμοποιούν για να μετρούν τις καμπάνιες τους και να αφαιρούν ανενεργές επαφές.
Λειτουργίες ιδιωτικότητας των προγραμμάτων email (όπως το Apple Mail Privacy Protection) και εταιρικοί σαρωτές ασφαλείας μπορούν να ανοίγουν emails και να ακολουθούν συνδέσμους αυτόματα. Το Tigramail εντοπίζει μεγάλο μέρος αυτής της δραστηριότητας, για παράδειγμα συγκρίνοντας τη διεύθυνση του αιτήματος με τα δημοσιευμένα εύρη αναμετάδοσης της Apple, ώστε να μη μετράται ως άνοιγμα ή κλικ από άνθρωπο.
Οι πελάτες είναι υπεύθυνοι να ενημερώνουν τις επαφές τους για την παρακολούθηση και, όπου απαιτείται, να λαμβάνουν τη συγκατάθεσή τους. Μπορείτε να αποτρέψετε την καταγραφή ανοιγμάτων απενεργοποιώντας τις εικόνες στο πρόγραμμα email σας.
09Διεθνείς διαβιβάσεις
Το Tigramail λειτουργεί σε διακομιστές της Netstudio στην Ευρωπαϊκή Ένωση, και η παράδοση emails γίνεται μέσω Amazon SES στην ΕΕ (Φρανκφούρτη). Όταν πάροχος σε χώρα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου επεξεργάζεται δεδομένα (για παράδειγμα οι πάροχοι τεχνητής νοημοσύνης παραπάνω), βασιζόμαστε σε απόφαση επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, όπως το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ για πιστοποιημένες εταιρείες, ή στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, μαζί με πρόσθετες εγγυήσεις όπου χρειάζεται. Μπορείτε να μας ζητήσετε αντίγραφο των σχετικών εγγυήσεων.
10Χρόνος τήρησης
- Στοιχεία λογαριασμού: όσο ο λογαριασμός σας είναι ενεργός. Όταν κλείσει, τα διαγράφουμε εντός 30 ημερών, εκτός από όσα οφείλουμε να τηρούμε κατά τον νόμο.
- Δεδομένα πελατών (επαφές, αλληλεπίδραση, σχέδια): όσο ο πελάτης τα διατηρεί στο Tigramail. Οι πελάτες μπορούν να διαγράφουν επαφές οποτεδήποτε. Όταν κλείσει ένας οργανισμός, τα δεδομένα του διαγράφονται εντός 30 ημερών μετά το διάστημα εξαγωγής που περιγράφουν οι Όροι Χρήσης, και από τα αντίγραφα ασφαλείας κατά τον κανονικό κύκλο ανανέωσής τους.
- Αρχεία αποκλεισμού: όσο υπάρχει ο οργανισμός του πελάτη, γιατί αν ξεχνούσαμε μια διαγραφή θα στέλναμε email σε κάποιον που είπε όχι.
- Αρχεία ασφαλείας και διακομιστών: κατά κανόνα έως 12 μήνες.
- Τιμολόγια και λογιστικά αρχεία: για το διάστημα που ορίζει η ελληνική φορολογική και λογιστική νομοθεσία.
11Ασφάλεια
Προστατεύουμε τα προσωπικά δεδομένα με τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο, όπως κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS), hash για κωδικούς και API tokens, έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων, πρόσβαση βάσει ρόλων σε κάθε οργανισμό, διαχωρισμό των δεδομένων κάθε πελάτη, περιορισμένη πρόσβαση προσωπικού και τακτικά αντίγραφα ασφαλείας. Η Netstudio διαθέτει σύστημα διαχείρισης ασφάλειας πληροφοριών πιστοποιημένο κατά ISO/IEC 27001:2022.
Κανένα σύστημα δεν είναι απολύτως ασφαλές. Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, θα ενημερώσουμε αμελλητί τους πελάτες που επηρεάζονται και, όπου απαιτείται, την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα και τα πρόσωπα που αφορά.
12Τα δικαιώματά σας
Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ έχετε δικαίωμα:
- πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα που τηρούμε για εσάς και λήψης αντιγράφου·
- διόρθωσης ανακριβών δεδομένων·
- διαγραφής των δεδομένων σας, όταν δεν υπάρχει νόμιμος λόγος να τα διατηρούμε·
- περιορισμού της επεξεργασίας σε ορισμένες περιπτώσεις·
- εναντίωσης στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον μας, και στην απευθείας προώθηση οποτεδήποτε·
- λήψης των δεδομένων σας σε δομημένο, μηχαναγνώσιμο μορφότυπο (φορητότητα)·
- ανάκλησης της συγκατάθεσής σας οποτεδήποτε, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που προηγήθηκε.
Για να ασκήσετε τα δικαιώματα αυτά, στείλτε email στο dpo@netstudio.gr. Θα απαντήσουμε εντός ενός μηνός, προθεσμία που μπορεί να παραταθεί κατά δύο ακόμη μήνες για σύνθετα αιτήματα. Μπορεί να σας ζητήσουμε να επιβεβαιώσετε την ταυτότητά σας. Αν το αίτημά σας αφορά δεδομένα που τηρεί για εσάς κάποιος πελάτης μας, θα το παραπέμψουμε σε αυτόν, όπως εξηγείται στην ενότητα 2.
Έχετε επίσης δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα, www.dpa.gr, ή στην εποπτική αρχή της χώρας σας.
13Αυτοματοποιημένες αποφάσεις
Δεν λαμβάνουμε αποφάσεις που παράγουν έννομα ή παρόμοια σημαντικά αποτελέσματα για εσάς βασισμένες αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία. Το Tigramail εφαρμόζει αυτοματοποιημένους ελέγχους, για παράδειγμα για τον χαρακτηρισμό κίνησης από bots ή για την παύση αποστολών όταν τα ποσοστά επιστροφών ή καταγγελιών είναι υπερβολικά υψηλά, και η ομάδα μας επανεξετάζει τα αποτελέσματα αυτά κατόπιν αιτήματος.
14Ανήλικοι
Οι λογαριασμοί Tigramail προορίζονται για ενήλικες που ενεργούν επαγγελματικά, και δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας δεδομένα ανηλίκων για δικούς μας σκοπούς. Οι πελάτες που στέλνουν emails σε ανηλίκους οφείλουν να συμμορφώνονται με τον νόμο, μεταξύ άλλων με τη διάταξη του άρθρου 21 του ν. 4624/2019, σύμφωνα με την οποία ανήλικος κάτω των 15 ετών χρειάζεται τη συγκατάθεση γονέα ή κηδεμόνα για υπηρεσίες της κοινωνίας της πληροφορίας που παρέχονται βάσει συγκατάθεσης.
15Αλλαγές στην πολιτική
Μπορούμε να επικαιροποιούμε την παρούσα πολιτική όταν αλλάζει η Υπηρεσία ή η νομοθεσία. Θα δημοσιεύουμε τη νέα έκδοση εδώ με νέα ημερομηνία και θα ενημερώνουμε τους ιδιοκτήτες λογαριασμών για ουσιώδεις αλλαγές με email ή μέσα στην εφαρμογή.
16Επικοινωνία
Για οποιαδήποτε ερώτηση σχετικά με την παρούσα πολιτική ή τα προσωπικά σας δεδομένα, επικοινωνήστε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων στο dpo@netstudio.gr ή ταχυδρομικά στη Netstudio Ε.Ε., Τραπεζούντος 49, 145 65 Άγιος Στέφανος, Αθήνα. Η παρούσα πολιτική διατίθεται στα ελληνικά και στα αγγλικά. Σε περίπτωση απόκλισης, υπερισχύει το ελληνικό κείμενο.